Accord de sous-traitance des données

Annexe 1 aux Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (article 28 du RGPD) — Version 1.3 — Dernière mise à jour : 7 octobre 2026 (ajout depuis la version 1.2 : Anthropic, PBC, sous-traitant ultérieur pour la lecture, par l’assistant d’aide du Service, des fichiers que le Client joint dans la discussion « Aide », qui peuvent montrer des données de ses Contacts ; transfert vers les États-Unis encadré par les clauses contractuelles types). Précision du 8 octobre 2026 : suppression d’un Compte qui garde des contrats signés (article 15.3). En vigueur le 7 octobre 2026, avec la version 1.3 des CGV, pour les Comptes créés à partir de cette date ; pour un Compte créé avant, elle s’applique 30 jours après l’email qui la lui annonce (article 10.2), ou plus tôt s’il l’accepte. Versions précédentes : version 1.2 du 7 octobre 2026, version 1.1 du 4 octobre 2026, version 1.0 du 4 octobre 2026.

Version archivée. Cet accord a été remplacé par la version 1.4. Il reste en ligne à titre d’historique : il s’applique encore à un Compte qui l’a accepté, jusqu’à ce que la version 1.4 s’applique à lui, avec la version 1.4 des CGV.

Cette annexe fait partie des Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (ci-après « CGV ») du service « RDV Entretien ». Elle s’applique à tout Client dès l’acceptation des CGV.

En bref (ce résumé aide à la lecture ; seuls les articles font foi) :

• Le Client, c’est-à-dire l’artisan abonné, décide des données qu’il enregistre sur ses propres clients : il est responsable de traitement.
• KITCLIM héberge et traite ces données uniquement pour faire fonctionner le Service, sur ses instructions : elle est sous-traitant.
• Les données sont hébergées en France. KITCLIM ne les vend pas, ne les utilise pas pour elle-même et n’écrit pas aux clients de l’artisan de sa propre initiative : les rappels, les emails liés à leurs rendez-vous et ceux de leurs contrats partent de la boîte mail de l’artisan (accusés de rétractation ou de résiliation : de celle de KITCLIM si la sienne ne répond pas). Les rappels que l’artisan choisit d’envoyer par SMS partent en son nom, par le prestataire d’envoi de SMS de KITCLIM.
• Tout nouveau sous-traitant est annoncé 30 jours à l’avance, avec un droit d’opposition.
• Une violation de données est signalée au Client sans retard, dans les 48 heures autant que possible.

Appendices : A, description du traitement ; B, mesures de sécurité ; C, sous-traitants ultérieurs.

Article 1 — Objet

1.1 La présente annexe fixe les conditions dans lesquelles KITCLIM traite, pour le compte du Client, les données personnelles des Contacts, conformément à l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

1.2 Elle est rédigée à partir des clauses contractuelles types entre responsables du traitement et sous-traitants adoptées par la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2021/915 du 4 juin 2021). Elle en reprend la structure et les engagements, adaptés au Service, sans reprendre ces clauses à l’identique.

1.3 Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « violation de données à caractère personnel », « responsable du traitement », « sous-traitant » et « personne concernée » ont le sens que leur donne le RGPD. Les autres termes commençant par une majuscule (Client, Contacts, Service, Compte, Abonnement) ont le sens défini à l’article 2 des CGV.

Article 2 — Parties et rôles

Responsable du traitement : le Client. Il est identifié par les informations de son Compte (nom de l’entreprise, adresse email du Compte). Point de contact : l’adresse email du Compte.

Sous-traitant : KITCLIM, SAS au capital de 1 000 €, dont le siège est situé 120 Avenue du Marin Blanc, ZI Les Paluds Acticentre, 13400 Aubagne, immatriculée au RCS de Marseille sous le numéro 104 277 363, représentée par son Président, M. David HAIRAPETIAN. Point de contact : support@kitclim.com. KITCLIM n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données et n’en a pas désigné.

La présente annexe est acceptée par voie électronique, avec les CGV. Elle constitue l’acte juridique écrit, sous forme électronique, exigé par l’article 28, paragraphe 9, du RGPD.

Article 3 — Hiérarchie

En cas de contradiction entre la présente annexe et d’autres stipulations des CGV sur la protection des données personnelles, la présente annexe prévaut. Elle ne dispense aucune des parties des obligations que le RGPD lui impose directement.

Article 4 — Durée

La présente annexe s’applique pendant toute la période où KITCLIM traite des données de Contacts pour le Client : période d’essai, Abonnement, puis jusqu’à la suppression des données prévue à l’article 15.

Article 5 — Description du traitement

L’objet, la nature et les finalités du traitement, les catégories de personnes concernées et les catégories de données sont décrits à l’appendice A.

Article 6 — Instructions du Client et limitation des finalités

6.1 KITCLIM ne traite les données des Contacts que sur instruction documentée du Client. Constituent ces instructions :

• les CGV et la présente annexe ;
• l’utilisation que le Client fait du Service : création, modification, mise à la corbeille, restauration et suppression des fiches, programmation des entretiens et des rappels, envoi d’emails et de propositions de date, import d’un fichier de clients, activation ou désactivation d’une fonction (réservation en ligne, lien d’abonnement de l’agenda, notifications, adresses précises sur la carte, rappels par SMS) et réglages correspondants (pour les SMS : canal de chaque rappel, nom d’expéditeur et texte), envoi d’un SMS depuis la fiche d’un Contact, préparation, finalisation, envoi pour signature, signature, abandon et fin des contrats, dépôt d’un document signé, export des données et suppression du Compte ;
• toute instruction écrite complémentaire adressée à support@kitclim.com, dès lors qu’elle est compatible avec le Service et acceptée par KITCLIM.

6.2 Si le droit de l’Union européenne ou le droit français impose à KITCLIM un traitement en dehors de ces instructions (par exemple une réquisition judiciaire), KITCLIM en informe le Client avant le traitement, sauf si la loi l’interdit.

6.3 KITCLIM informe immédiatement le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation du RGPD ou d’autres règles de protection des données. Elle peut alors suspendre l’exécution de cette instruction jusqu’à sa confirmation ou sa modification par le Client.

6.4 KITCLIM traite les données des Contacts uniquement pour fournir le Service au Client. Elle ne les utilise pas pour ses propres finalités, ne les vend pas et ne les loue pas. Elle n’écrit pas aux Contacts de sa propre initiative ni pour son propre compte : les rappels, les propositions de date et les emails liés à leurs rendez-vous partent de la messagerie du Client, en son nom, lorsqu’il les envoie ou que ses réglages le prévoient. KITCLIM n’écrit à un Contact que pour lui répondre lorsqu’il lui a lui-même adressé une demande (article 12.1), et, au nom du Client, pour lui envoyer par SMS les rappels du Client, lorsque ses réglages le prévoient ou qu’il les envoie depuis la fiche du Contact, par SMS le code de signature d’un contrat qu’il demande, ou l’accusé de réception de sa rétractation ou de sa résiliation en ligne lorsque la messagerie du Client ne répond pas. KITCLIM peut établir des statistiques agrégées et anonymes (par exemple un nombre de fiches ou d’emails envoyés) pour suivre le fonctionnement du Service.

Article 7 — Confidentialité

7.1 Seules les personnes pour lesquelles c’est strictement nécessaire ont accès aux données des Contacts. À la date de la présente annexe, il s’agit du seul Président de KITCLIM. Toute personne autorisée est tenue à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale.

7.2 Cet accès n’a lieu que pour fournir, maintenir et sécuriser le Service, traiter une demande d’assistance du Client, ou respecter une obligation légale.

7.3 Pour le suivi du Service et le support, la console d’administration de KITCLIM donne accès, pour chaque Compte, à des compteurs (nombre de fiches, nombre d’emails envoyés) et aux cinq dernières fiches créées : nom, adresse email, téléphone, date du prochain entretien, fréquence et statut. Pour les rappels par SMS, elle donne aussi le nombre de SMS du mois et les dix derniers SMS de rappel (type, date, numéro masqué, état), jamais le numéro en clair ni le texte.

7.4 KITCLIM ne transmet pas les données des Contacts aux outils d’assistance qu’elle utilise pour développer et exploiter le Service, y compris ceux qui reposent sur l’intelligence artificielle. Les commandes d’exploitation lancées avec ces outils n’affichent que des nombres et des états, jamais un nom, une adresse, un email, un téléphone ou le texte d’un email. La lecture d’une donnée de Contact (base de données, journaux techniques, rapport de restauration) se fait sans ces outils. Les fichiers que le Client choisit de joindre dans la discussion « Aide » sont lus, à sa demande, par l’assistant d’aide du Service (appendice C, Anthropic) : ce n’est pas un outil d’assistance de KITCLIM au sens du présent article.

Article 8 — Sécurité du traitement

8.1 KITCLIM met en œuvre au moins les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’appendice B, afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque (article 32 du RGPD), notamment contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés.

8.2 KITCLIM peut faire évoluer ces mesures, à condition de ne pas réduire le niveau global de sécurité.

8.3 Le Client reste responsable de ce qui relève de lui : confidentialité de son mot de passe et du lien d’abonnement de son agenda, sécurité de ses appareils (y compris ceux qui reçoivent les notifications) et de sa messagerie, choix des personnes à qui il donne accès à son Compte, choix du service d’agenda auquel il abonne son lien.

Article 9 — Données sensibles

Le Service n’est pas conçu pour traiter des catégories particulières de données (article 9 du RGPD : santé, opinions, etc.), des données relatives aux condamnations et infractions (article 10) ni le numéro de sécurité sociale. Le Client s’engage à ne pas les enregistrer, en particulier dans les champs libres (notes de la fiche, note d’un rendez-vous, motif d’annulation, mot joint à une proposition de date), et à ne pas y porter d’appréciation personnelle sur ses Contacts. S’il le fait malgré tout, il en assume seul la responsabilité ; KITCLIM applique à ces données les mêmes mesures de sécurité et l’aide, sur demande, à les supprimer.

Article 10 — Sous-traitants ultérieurs

10.1 Autorisation générale. Le Client donne à KITCLIM une autorisation générale écrite de recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l’appendice C.

10.2 Information préalable. KITCLIM informe le Client, par email à l’adresse de son Compte, au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur. L’information précise l’identité du sous-traitant, le traitement confié et le lieu du traitement. La liste mise à jour est publiée avec les CGV dès l’envoi de cet email.

10.3 Opposition. Pendant ce délai, le Client peut s’opposer au changement par écrit à support@kitclim.com, pour un motif lié à la protection des données. KITCLIM recherche alors une solution, par exemple ne pas utiliser ce sous-traitant pour son Compte si c’est techniquement possible. À défaut, le Client peut résilier son Abonnement sans frais avant l’entrée en vigueur du changement ; la part d’abonnement déjà payée pour la période postérieure à cette date lui est alors remboursée.

10.4 Garanties. KITCLIM ne fait appel qu’à des sous-traitants présentant des garanties suffisantes. L’hébergeur, le prestataire d’envoi des SMS et Anthropic, sous-traitants ultérieurs à la date de la présente annexe, sont liés à KITCLIM par leur accord de traitement des données (article 28 du RGPD), qui comprend notamment des obligations de sécurité et de confidentialité. Tout nouveau sous-traitant ultérieur sera lié par un contrat imposant des obligations équivalentes à celles de la présente annexe.

Les services publics de l’État que les serveurs de KITCLIM consultent pour les adresses et la carte (IGN, geo.api.gouv.fr) ne sont pas des sous-traitants ultérieurs (appendice C, dernière partie). Ils sont utilisés sous leurs conditions d’utilisation, et KITCLIM ne leur transmet qu’un code postal, un début d’adresse ou, si le Client active les adresses précises, une adresse, sans nom ni autre donnée du Contact, depuis ses propres serveurs.

10.5 KITCLIM reste pleinement responsable, envers le Client, de l’exécution de leurs obligations par ses sous-traitants ultérieurs.

10.6 Sur demande du Client, KITCLIM lui communique les engagements de protection des données pris par un sous-traitant ultérieur. Les informations commerciales confidentielles peuvent être masquées.

Article 11 — Transferts hors de l’Union européenne

11.1 Le Service et sa base de données sont hébergés en France, comme les sauvegardes que KITCLIM fait sur son serveur. Les sous-traitants ultérieurs de l’appendice C sont établis dans l’Union européenne, sauf Anthropic, PBC, établie aux États-Unis : elle ne reçoit des données des Contacts que dans les fichiers que le Client choisit de joindre dans la discussion « Aide », et ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, comprises dans son accord de traitement des données. KITCLIM ne transfère pas autrement les données des Contacts en dehors de l’Union européenne ; les propres prestataires des sous-traitants ultérieurs (par exemple Cloudflare, par le réseau duquel passe la messagerie de Hostinger) ne peuvent traiter des données hors de l’Union que dans le respect du chapitre V du RGPD, dans les conditions de l’accord de traitement des données de Hostinger.

11.2 Tout autre transfert futur ne pourrait avoir lieu qu’après l’information préalable prévue à l’article 10, et dans le respect du chapitre V du RGPD (décision d’adéquation ou garanties appropriées, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne).

11.3 Les services que le Client choisit lui-même, ou que choisit le navigateur de ses appareils (appendice C, dernière partie), ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de KITCLIM : le Client décide de leur transmettre des données, et ils peuvent les traiter hors de l’Union européenne selon leurs propres conditions.

11.4 Stripe, prestataire de paiement de KITCLIM, ne reçoit aucune donnée des Contacts : il traite uniquement les données de facturation du Client, pour lesquelles KITCLIM est responsable de traitement. Il n’est donc pas un sous-traitant ultérieur au sens de la présente annexe. Ses éventuels transferts hors de l’Union européenne sont décrits dans la Politique de confidentialité.

Article 12 — Assistance au Client

12.1 Demandes des personnes concernées. Si KITCLIM reçoit une demande d’un Contact (accès, rectification, effacement, opposition, etc.), elle la transmet au Client sans retard injustifié, et au plus tard dans les 5 jours ouvrés. Elle n’y répond pas elle-même, sauf pour indiquer au demandeur que sa demande a été transmise à l’artisan concerné, ou si le Client l’y autorise.

12.2 Outils du Service. Le Client peut lui-même consulter, corriger et supprimer les données d’un Contact depuis le Service. La suppression d’une fiche la place d’abord 30 jours dans la corbeille ; « Supprimer définitivement » l’efface aussitôt, avec son historique, ses rendez-vous et la copie des emails et des SMS de rappel qui lui ont été envoyés ; ses contrats finalisés ou signés sont gardés, détachés de la fiche, avec la copie des informations du client figée dans chaque contrat, et le Client ne peut pas les supprimer lui-même ; ses brouillons de contrat jamais finalisés sont effacés avec la fiche. Pour ce que le Service ne permet pas de faire seul (par exemple fournir à un Contact une copie de toutes ses données dans un format structuré), KITCLIM réalise l’opération sur demande écrite du Client, dans un délai de 10 jours ouvrés, pour lui permettre de répondre dans le délai d’un mois prévu par l’article 12 du RGPD. Lorsqu’il écrit au support, le Client n’y indique que les données de Contacts nécessaires au traitement de sa demande (par exemple le nom de la fiche concernée).

12.3 Autres obligations. Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, KITCLIM aide le Client à respecter ses obligations en matière de sécurité (article 32), de notification et de communication des violations (articles 33 et 34), d’analyse d’impact (article 35) et de consultation préalable de la CNIL (article 36), notamment en lui fournissant la description du traitement, des mesures de sécurité et des sous-traitants ultérieurs.

12.4 Exactitude des données. Si KITCLIM apprend que des données des Contacts sont inexactes ou obsolètes, elle en informe le Client sans retard.

12.5 Cette assistance est gratuite, dans des limites raisonnables.

Article 13 — Violations de données

13.1 KITCLIM notifie au Client toute violation de données à caractère personnel concernant les données des Contacts, sans retard injustifié après en avoir pris connaissance et, dans la mesure du possible, dans les 48 heures. La notification est faite par email à l’adresse du Compte.

13.2 La notification contient, dans la mesure où elles sont connues :

• la nature de la violation et, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées ;
• le point de contact chez KITCLIM ;
• les conséquences probables de la violation ;
• les mesures prises ou proposées pour y remédier et en limiter les effets négatifs.

Si toutes ces informations ne sont pas disponibles en même temps, la première notification contient celles qui le sont ; les autres sont communiquées ensuite, au fur et à mesure et sans retard injustifié.

13.3 KITCLIM prend les mesures nécessaires pour contenir la violation et en limiter les effets. Elle coopère avec le Client pour lui permettre de notifier la violation à la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD) et, le cas échéant, d’en informer les Contacts concernés (article 34). KITCLIM ne notifie pas la CNIL et n’informe pas les Contacts à la place du Client, sauf demande écrite de celui-ci.

13.4 KITCLIM consigne toute violation (faits, effets, mesures prises) dans un registre, dont elle communique au Client les éléments qui concernent son Compte.

Article 14 — Documentation et audits

14.1 Documentation. Sur demande, KITCLIM fournit au Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe : la présente annexe, la liste des sous-traitants ultérieurs, la description des mesures de sécurité (appendice B), et les réponses à un questionnaire écrit raisonnable, une fois par période de 12 mois (davantage après une violation de données ou à la demande de la CNIL).

14.2 Audit. Si ces éléments ne suffisent pas, le Client peut faire réaliser un audit, y compris une inspection, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret et non concurrent de KITCLIM, aux conditions suivantes :

• préavis écrit de 30 jours, précisant le périmètre ;
• déroulement aux jours et heures ouvrés, sans perturber le Service ;
• aucun accès aux données des autres Clients, ni aux informations de KITCLIM sans rapport avec la présente annexe ;
• au plus une fois par période de 12 mois, sauf après une violation de données ou à la demande de la CNIL ;
• aux frais du Client, sauf si l’audit révèle un manquement grave de KITCLIM ;
• communication du rapport à KITCLIM.

14.3 Les centres de données sont exploités par Hostinger. Leur contrôle se limite à la documentation fournie par ce prestataire (certifications, rapports, engagements contractuels).

14.4 Les parties tiennent les informations mentionnées au présent article à la disposition de la CNIL sur sa demande.

Article 15 — Fin de l’Abonnement : restitution et suppression des données

15.1 À la fin de l’Abonnement (article 9.4 des CGV), ou à la fin de la période d’essai sans souscription d’un Abonnement, l’accès aux fonctions de gestion des clients et des rappels est suspendu. Le Client peut toujours se connecter pour s’abonner, écrire au support ou demander une copie de ses données. Les rappels automatiques déjà programmés peuvent continuer de partir depuis la messagerie du Client jusqu’à la suppression des données ; le Client peut demander à support@kitclim.com de les arrêter. Les données des Contacts sont conservées pendant 30 jours.

15.2 Restitution. Pendant ce délai, le Client peut :

• souscrire de nouveau un Abonnement et retrouver l’accès à l’ensemble de ses données ;
• demander, à support@kitclim.com, une copie des données de ses Contacts (fiches, dates d’entretien, historique), remise dans un format structuré et couramment utilisé (par exemple un fichier CSV), par un moyen sécurisé, sous 48 heures, comme le prévoient les articles 6 et 9.4 des CGV ;
• lorsque le Service le propose (Paramètres, « Mes données »), exporter lui-même ces données, même si son accès au Service a pris fin.

Ses contrats, les documents qui y sont joints et les dossiers de preuve de la signature en ligne se téléchargent depuis le Service : le Client en garde lui-même une copie avant la fin de son Abonnement (article 4 des CGV, « Conservation des contrats »).

15.3 Suppression. À l’issue de ce délai, KITCLIM supprime le Compte et toutes les données des Contacts de la base de données du Service, corbeille, contrats et fichiers des contrats compris. Cette suppression est réalisée lors de la revue mensuelle des comptes arrêtés, au plus tard deux mois après la fin de l’Abonnement ou de l’essai. La liste des comptes à supprimer est établie et validée par le Président de KITCLIM. La suppression est précédée d’une sauvegarde de sécurité, qui ne sert qu’à réparer une suppression faite par erreur et qui est elle-même effacée au plus tard 30 jours après avoir été faite. Le Client peut aussi demander la suppression immédiate de ses données, sans attendre ce délai, ou, lorsque le Service le propose, supprimer lui-même son Compte : les données de ses Contacts sont alors effacées aussitôt de la base de données du Service (article 9.2 des CGV). Un Compte qui garde des contrats signés est d’abord fermé, et ses données, contrats compris, sont effacées 60 jours après la fermeture (article 9.2 des CGV) ; le Client garde lui-même la copie de ses contrats et de leurs preuves de signature.

15.4 Sauvegardes. Les données supprimées subsistent dans les copies de sauvegarde jusqu’à la fin de leur durée de conservation : sauvegarde quotidienne, 14 jours ; copie hebdomadaire, 5 semaines ; sauvegarde faite avant une mise à jour du Service, à la main ou avant une suppression, 30 jours au plus ; sauvegarde du serveur entier faite par l’hébergeur (Hostinger), 3 semaines au plus ; copie faite par KITCLIM hors du serveur, toujours chiffrée, 8 semaines au plus. Toutes copies confondues, une donnée supprimée disparaît des sauvegardes au plus tard deux mois après sa suppression. Les sauvegardes ne servent qu’à restaurer le Service après un incident. Tout allongement de cette durée est notifié au Client comme une modification des CGV. Si une sauvegarde est restaurée, KITCLIM supprime de nouveau les données dont la suppression avait déjà été faite, et efface dans les mêmes délais les copies de travail produites par la restauration.

15.5 Sur demande du Client, KITCLIM confirme la suppression par écrit.

15.6 Autres copies. Au-delà, KITCLIM ne conserve aucune copie des données des Contacts, sauf si le droit de l’Union européenne ou le droit français l’impose, et sous les deux réserves suivantes :

• les journaux techniques du Service peuvent contenir l’adresse IP d’un Contact qui a ouvert une page de réservation ou le lien court d’un SMS de rappel (avec son code), et le message d’erreur d’un serveur de messagerie qui cite l’adresse email d’un Contact (appendice B.3). Ils sont effacés au fil de leur rotation, au plus tard 14 jours après leur écriture, puis disparaissent des sauvegardes dans les délais de l’article 15.4 ;
• les échanges avec le support ne contiennent des données de Contacts que si le Client les y a lui-même inscrites (article 12.2). Ils sont conservés 3 ans à compter du dernier échange, comme le prévoit la Politique de confidentialité, pour garder la trace de l’assistance fournie. Le Client peut demander la suppression des données de Contacts qu’ils contiennent.

Article 16 — Manquements et résiliation

16.1 Si KITCLIM manque à ses obligations au titre de la présente annexe, le Client peut lui demander de suspendre le traitement concerné jusqu’à ce qu’elle y remédie. Si elle n’y remédie pas dans un délai d’un mois, si le manquement est grave et persistant, ou si KITCLIM ne respecte pas une décision contraignante d’une juridiction ou de la CNIL, le Client peut résilier son Abonnement sans frais, avec remboursement de la part d’abonnement déjà payée et non utilisée.

16.2 KITCLIM peut suspendre l’exécution d’une instruction qu’elle estime illicite (article 6.3). Si le Client maintient cette instruction, KITCLIM peut résilier l’Abonnement dans les conditions de l’article 9.3 des CGV.

16.3 En cas de résiliation, l’article 15 s’applique.

Article 17 — Responsabilité

Chaque partie répond de ses propres manquements au RGPD et à la présente annexe. Entre les parties, l’article 14 des CGV (Responsabilité) s’applique, dans les limites permises par la loi, et notamment sans limiter la responsabilité d’une partie en cas de faute lourde ou dolosive. Cet article ne limite pas les droits que les personnes concernées tiennent de l’article 82 du RGPD.

Article 18 — Modification de l’annexe

La présente annexe est modifiée dans les conditions de l’article 16 des CGV (information par email au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur). Les changements de sous-traitants ultérieurs suivent la procédure de l’article 10.

Appendice A — Description du traitement

A.1 Catégories de personnes concernées

• Les clients du Client (particuliers et professionnels) et, pour les clients professionnels, la personne à contacter.
• Les personnes que le Client cite dans les champs libres (par exemple un occupant ou un gardien).
• Les signataires des contrats du Client, et ceux de ses clients qui se rétractent ou résilient en ligne (module Contrats, lorsqu’il est proposé sur le Compte).

A.2 Catégories de données

Sans les adresses précises, la position d’un Contact sur la carte (mairie de sa commune) est calculée à chaque affichage, sans être enregistrée. Les « Clients proches » sont toujours calculés à chaque affichage, à partir de ces données, sans être enregistrés.

A.3 Données sensibles

Aucune n’est attendue (article 9 de la présente annexe).

A.4 Nature des opérations

Enregistrement des données saisies par le Client, organisation, conservation, consultation, modification ; envoi d’emails depuis la messagerie du Client ; publication, au nom du Client, de pages de réservation et de réponse, et recueil de ce que les Contacts y transmettent ; production de fichiers et d’un lien d’abonnement d’agenda ; notifications chiffrées vers les appareils du Client ; suggestions d’adresse pendant la saisie ; placement sur une carte à partir de la commune ou, si le Client l’active, de l’adresse (géocodage) ; journalisation technique ; sauvegarde ; mise à la corbeille et restauration ; restitution et export ; suppression ; import d’un fichier de clients, soit par le Client depuis le Service (le fichier est lu sur son appareil, seules les colonnes qu’il retient sont transmises), soit par KITCLIM à la demande du Client, le fichier n’étant alors gardé que le temps de l’import. Lorsque les rappels par SMS sont ouverts sur le Compte : envoi des SMS de rappel au nom du Client, par le prestataire d’envoi de SMS ; liens courts, et publication, au nom du Client, d’une page qui donne ses coordonnées. Lorsque le module Contrats est proposé sur le Compte : production des contrats et de leurs PDF ; publication, au nom du Client, des pages de signature, de rétractation et de résiliation ; envoi du code de signature par SMS ; envoi de secours, par la messagerie de KITCLIM, des accusés de réception et des alertes d’une rétractation ou d’une résiliation en ligne ; conservation des contrats et des preuves. Lorsque les Chiffres sont proposés : calcul de statistiques à chaque affichage, sans les enregistrer. Lorsque la discussion « Aide » est ouverte sur le Compte : lecture, par l’assistant d’aide, des fichiers que le Client y joint, pour lui répondre.

A.5 Finalités

Permettre au Client de gérer ses clients et leurs entretiens, de leur envoyer des rappels et des propositions de date depuis sa messagerie, ou des rappels par SMS, de les laisser réserver ou répondre en ligne, de tenir son agenda et de le retrouver dans le service d’agenda de son choix, d’être prévenu par email ou par notification, de situer ses clients sur une carte et de repérer ceux qui sont proches de ses rendez-vous, d’établir ses contrats d’entretien, de les faire signer sur papier ou en ligne, de les conserver et d’en suivre la fin, de permettre à ses clients de se rétracter et de résilier en ligne, et de suivre son activité (Chiffres).

A.6 Durée

Articles 4 et 15 de la présente annexe. Les durées propres à chaque catégorie de données (notes laissées par les Contacts, messages d’annulation, demandes, liens, journaux, corbeille) figurent à la section 7 de la Politique de confidentialité.

A.7 Lieu du traitement

France pour l’hébergement du Service (Hostinger) ; messagerie de KITCLIM : voir l’article 11.1 et l’appendice C ; envoi des SMS : France (SMSFactor) ; lecture des fichiers joints dans la discussion « Aide » : États-Unis (Anthropic, article 11.1).

A.8 Fonctions ouvertes Compte par Compte

Les lignes « lorsque le module est proposé » ou « lorsque la fonction est ouverte » ne s’appliquent qu’à partir de l’ouverture de la fonction sur le Compte et de son utilisation par le Client. Le prestataire d’envoi des SMS (appendice C) n’intervient que pour les Comptes où la signature en ligne ou les rappels par SMS sont ouverts, à partir de cette ouverture. Anthropic n’intervient que pour les Comptes où la discussion « Aide » est ouverte, à partir de cette ouverture, et seulement pour les fichiers que le Client y joint.

Appendice B — Mesures techniques et organisationnelles (état au 7 octobre 2026)

B.1 Chiffrement et secrets

• Les échanges entre le navigateur et le Service, à l’adresse https://app.kitclim.com, sont chiffrés (HTTPS, protocole TLS).
• Les mots de passe des Comptes sont hachés avec l’algorithme bcrypt (facteur de coût 12) et ne sont jamais conservés en clair.
• Le mot de passe de la messagerie (SMTP) du Client est chiffré en AES-256-GCM. La clé est conservée hors de la base de données, dans la configuration du serveur. Le mot de passe n’est déchiffré qu’en mémoire, au moment d’un envoi.
• La connexion à la messagerie du Client est chiffrée : SSL/TLS sur le port 465, STARTTLS sur les autres ports lorsque le serveur de messagerie le propose.
• Le contenu des notifications est chiffré de bout en bout avec les clés de l’appareil qui les reçoit.
• Le code de signature d’un contrat n’est jamais conservé : seule son empreinte est gardée, effacée à la signature, et le nombre d’essais est limité. Chaque étape d’un contrat est inscrite dans un journal dont chaque ligne contient l’empreinte de la précédente.
• Aucune donnée bancaire n’est traitée par KITCLIM.

B.2 Accès et authentification

• Session : jeton signé placé dans un cookie HttpOnly, Secure et SameSite=Lax, valable 30 jours au plus après la dernière utilisation ; un nouveau mot de passe ferme les sessions ouvertes.
• Limitation des tentatives par adresse IP : connexion (10 par minute), inscription (20 par 24 heures), formulaires sensibles ; limite générale de 300 requêtes par minute sur l’API ; nombre de demandes limité pour chaque lien de réservation et pour le lien d’abonnement de l’agenda.
• Cloisonnement : chaque requête ne porte que sur les données du Compte connecté ; la fiche d’un autre Compte est introuvable. Ce cloisonnement est couvert par des tests automatiques.
• Liens personnels des Contacts et lien d’abonnement de l’agenda : protégés par une clé secrète, vérifiée avant toute lecture des données ; le Client peut changer le lien de son agenda à tout moment.
• Le Service refuse d’envoyer des emails par un serveur interne ou local, ce qui empêche de le détourner vers le réseau de l’hébergeur.
• Le serveur, la base de données et la console d’administration sont accessibles au seul Président de KITCLIM. La console n’est ouverte qu’à une liste d’adresses email autorisées. Les outils d’assistance, y compris d’intelligence artificielle, ne reçoivent pas les données des Contacts : les commandes lancées avec eux n’affichent que des nombres et des états (article 7.4).

B.3 Journaux

• Les journaux techniques enregistrent l’adresse IP, la date et l’heure, la méthode et l’adresse (URL) des requêtes et le code de réponse ; ceux du serveur web, aussi la page d’origine et le navigateur. Les termes de recherche, les codes postaux et les clés des liens personnels n’y figurent pas : les journaux de l’application les masquent, et le serveur web enregistre les adresses, et la page d’origine, sans leurs paramètres. Le code du lien court d’un SMS de rappel, placé dans l’adresse elle-même, y figure. En cas d’échec d’un envoi, les journaux des envois automatiques gardent le message d’erreur du serveur de messagerie, qui peut citer l’adresse email du destinataire.
• Les mots de passe, cookies et en-têtes d’authentification en sont masqués. Ni le texte tapé pour les suggestions d’adresse, ni les tuiles de la carte, ni l’affichage de l’image de suivi d’ouverture des rappels, ni le contenu des notifications, ni le numéro en clair ou le texte d’un SMS n’y sont écrits.
• Les journaux sont conservés 14 jours, puis effacés automatiquement.
• La mesure d’audience ne conserve jamais l’adresse IP (identifiant du jour, voir la Politique de confidentialité).

B.4 Disponibilité et sauvegardes

• Sauvegarde complète de la base de données chaque jour, conservée 14 jours sur le serveur d’hébergement ; une copie par semaine peut être conservée 5 semaines.
• La sauvegarde faite avant chaque mise à jour du Service, la sauvegarde de sécurité faite avant la suppression mensuelle des comptes arrêtés, et toute autre sauvegarde faite à la main, sont effacées au plus tard 30 jours après avoir été faites.
• L’hébergeur (Hostinger) sauvegarde le serveur entier (base de données, sauvegardes et journaux compris) et garde ces sauvegardes hors du serveur 3 semaines au plus. Un instantané du serveur fait à la main chez l’hébergeur est effacé au bout d’un jour.
• Une copie des sauvegardes faite par KITCLIM hors du serveur, si elle est faite, est toujours chiffrée et conservée 8 semaines au plus.
• Après une restauration, les copies de travail qu’elle produit (ancienne base, rapport de restauration) sont effacées au plus tard 30 jours après.
• Hébergement sur un serveur privé virtuel Hostinger situé en France. L’application et les envois automatiques tournent dans deux processus séparés, redémarrés automatiquement en cas d’arrêt.

B.5 Minimisation

• Vers geo.api.gouv.fr : le code postal seul.
• Vers l’IGN (suggestions d’adresse, Base Adresse Nationale) : le début d’adresse tapé par le Client et le centre d’une commune arrondi à 1 km environ, envoyés par les serveurs de KITCLIM, sans nom ni autre donnée du Contact, ni l’adresse IP du Client ; le texte tapé n’est pas conservé.
• Vers l’IGN (fond de carte) : les numéros des tuiles affichées, depuis le serveur de KITCLIM, sans cookie ni adresse IP du Client.
• Carte des clients : par défaut, position calculée à partir de la commune, sans appel à un tiers, jamais enregistrée. Adresses précises, si le Client les active : vers l’IGN (géocodage), depuis le serveur de KITCLIM, l’adresse seule (numéro, rue, code postal, commune), sans nom, sans complément (bâtiment, étage, digicode) ni notes.
• Notifications : le nom du Contact et le jour seulement.
• Lien d’abonnement de l’agenda : rendez-vous des 30 derniers jours et des 180 prochains jours seulement ; la note d’accès laissée par un Contact n’y figure que pour un rendez-vous à venir.
• Vers le prestataire d’envoi des SMS : le numéro de portable du signataire et le texte du SMS (nom de l’entreprise du Client, numéro du contrat, code) seulement ; pour un rappel, le numéro de portable du Contact, le nom d’expéditeur et le texte du SMS (nom de l’entreprise du Client, date de l’entretien, lien court et, si le texte du Client les contient, civilité, prénom et nom du Contact) seulement. Dans la base, les SMS sont enregistrés avec le numéro masqué, jamais en clair.
• Aucune donnée des Contacts n’est transmise à Stripe.

B.6 Organisation

• Une seule personne habilitée à ce jour, tenue à la confidentialité.
• Procédure de notification des violations (article 13) et registre des violations.
• Revue mensuelle des comptes arrêtés et suppression de leurs données (article 15).

B.7 Améliorations prévues (sans engagement de date)

• Copie chiffrée des sauvegardes hors du serveur d’hébergement, chez un prestataire établi dans l’Union européenne, qui sera ajouté à l’appendice C selon l’article 10.
• Suppression automatique des comptes arrêtés.

Appendice C — Sous-traitants ultérieurs (état au 7 octobre 2026)

Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de KITCLIM :

• les services publics de l’État consultés par les serveurs de KITCLIM, à la suite d’un geste du Client (saisie d’une adresse, activation des adresses précises) : l’IGN, Institut national de l’information géographique et forestière (Géoplateforme : suggestions d’adresse, géocodage, fond de carte Plan IGN), et geo.api.gouv.fr (commune d’un code postal), sous leurs conditions d’utilisation. Ils ne reçoivent qu’un code postal, un début d’adresse avec le centre d’une commune arrondi à 1 km environ, une adresse (numéro, rue, code postal, commune) ou des numéros de tuiles de carte, sans nom ni autre donnée du Contact, et jamais l’adresse IP du Client (article 10.4) ;
• la messagerie du Client (Gmail, Outlook, OVH, Orange…) : c’est le Client qui la choisit et la paramètre ; les rappels, les propositions de date et les emails liés aux rendez-vous partent de sa propre boîte mail ;
• les services ouverts depuis le navigateur, à l’initiative de l’utilisateur : « Itinéraire » (Google Maps, adresse sans nom), « Ajouter à Google Agenda » (nom, email, téléphone du Contact et date de l’entretien) et, sur les pages des Contacts, « Ajouter à mon agenda » ;
• le service d’agenda auquel le Client abonne son lien d’agenda (Google, Apple, Microsoft…) : le Client le choisit et décide de lui transmettre ses rendez-vous (article 11 des CGV) ;
• les services de notification des navigateurs (Apple, Google, Mozilla, Microsoft) : ils sont déterminés par le navigateur de l’appareil sur lequel le Client active les notifications, et ne transportent qu’un contenu chiffré de bout en bout, qu’ils ne peuvent pas lire ;
• Stripe : aucune donnée des Contacts (article 11.4) ;
• MaxMind : la base de géolocalisation des adresses IP est installée sur le serveur de KITCLIM ; aucune donnée ne lui est envoyée, et elle ne concerne que les visiteurs du site.

Pour toute question relative au présent accord :
Par email : support@kitclim.com
Par courrier : KITCLIM — 120 Avenue du Marin Blanc, ZI Les Paluds Acticentre, 13400 Aubagne